Tempo é dinheiro e todo bom empreendedor sabe disso, cada minuto a mais ou a menos é essencial para determinar um bom resultado dentro de um negócio, portanto, quanto mais produtivo forem seus colaboradores, melhor será para o funcionamento da sua corporação. 

Mas para alcançar os níveis desejados da produtividade é preciso acima de tudo, ter um bom gerenciamento de tempo, como citamos, cada segundo importa, e para conseguir afastar a procrastinação e aproveitar melhor cada minuto é preciso conter com algumas estratégias que te auxiliem nessa jornada, entre as principais, temos o chamado timesheet. 

Esse é um conceito utilizado desde o século 19, muito antes da época da digitalização de processos, sendo um modelo que pode ser bem aprofundado como uma broca para aço, e explorado da maneira mais eficiente possível para melhorar o desempenho dos colaboradores e por consequência, aperfeiçoar as atividades dentro da sua empresa. 

Mas o que significa esse tal de timesheet? Como ele pode ajudar a gerenciar o tempo da sua equipe? Qual a sua aplicação e suas vantagens? No texto de hoje, iremos conhecer tudo sobre esse conceito que pode mudar o seu negócio, confira!

O que é o timesheet?

Em uma tradução literal para o português, timesheet significa “planilha de horário”, e esse termo é exatamente o que esse conceito representa, ele nada mais é do que um sistema que registra o tempo gasto por cada pessoa para realizar determinadas atividades. 

Dentro dessa planilha, são colocados os nomes dos colaboradores, as atividades que serão realizadas e justamente o tempo para a execução de cada uma delas, no qual no final de tudo, contabiliza as horas laborais que um profissional gastou em determinado projeto ou tarefa. 

Geralmente, um serviço é realizado por mais de uma mão de obra, por tanto, é preciso registrar todos aqueles que participaram daquela atividade e deixar tudo muito bem alinhado e detalhado, no final, é possível fazer uma relação custo-benefício e entender melhor o tempo gasto em cada atividade por cada colaborador. 

Qual o objetivo do timesheet?

O timesheet tem como principal objetivo, melhorar a gestão de tempo da equipe, mas mais do que isso, ele ajuda entender melhor a relação custo-benefício, além de ter uma conexão direta com recursos humanos, gestão de projetos e com a própria contabilidade. 

Com o detalhamento completo das horas trabalhadas e executadas em cada projeto, o gestor consegue entender melhor as possíveis dificuldades que um colaborador está tendo, organizar melhor a lista de atividades e até mesmo ter alguns insights em relação aos dados coletados. 

Com o timesheet, você tem um entendimento muito mais simplificado, funcionando como um acoplamento flexível, para entender melhor sobre os seus colaboradores e realizar ajustes dentro dos seus processos. 

Para o pessoal do RH, o timesheet é melhor ainda, já que é possível ter acesso as horas trabalhadas, férias, descansos, e acompanhar de forma coerente, todas as ações realizadas por cada colaborador, resultando em um controle muito maior e uma designação de tarefas mais assertiva. 

Como funciona o timesheet?

Como você pode imaginar, o timesheet funciona de uma forma extremamente simples e fácil de ser executada, ele nada mais é do que uma planilha habitualmente criada pelo setor de RH ou até mesmo pelos próprios profissionais (vale ressaltar que esse modelo é muito utilizado por profissionais de marketing, publicidade e freelancers que querem monitorar suas tarefas).

Dentro dessa planilha, existem alguns campos que devem ser preenchidos, como a data, o profissional responsável, o horário inicial e final na execução da tarefa, dias de folga, férias, intervalos, o título do trabalho ou do projeto, a tarefa em si, qual o cliente, quantidade de horas trabalhadas, valor da hora e o custo final. 

Todas essas informações reunidas irão dar uma dimensão do tempo gasto nas atividades e mais do que isso, faz com que você entenda os custos de mão de obra para a execução daquela atividade além de trazer um panorama médio de quanto cada colaborador gasta às vezes em projetos parecidos. 

Qual a importância do timesheet para as empresas?

Com um timesheet completo, fica muito mais fácil ter um panorama geral sobre seus processos e entender potenciais gargalos e problemas que afligem o cotidiano corporativo, é possível compreender qual tipo de projeto costuma dar mais trabalho, e até mesmo quais colaboradores possuem mais dificuldades em determinadas tarefas. 

Com isso, é como se você colocasse um selo mecânico em cima das atividades entendendo qual resulta na perda de tempo, qual te ajudar da melhor forma possível, quais gastos estão te preocupando e o que fazer para melhorar seus processos. 

Algumas informações extremamente relevantes como horas gastas em um projeto, tempo gasto em reuniões, qual cliente demanda mais tempo da empresa e quais funcionários ou equipe no geral são mais produtivas. 

Tudo isso, colabora para a sua montagem de estratégias, otimização de processos, identificação e resolução de gargalos, e entendimento completo, sobre os procedimentos usados dentro do seu negócio. 

Quais os benefícios que o timesheet fornece?

O timesheet é um sistema simples porém extremamente eficiente, com ele, você pode adquirir diversos benefícios e vantagens para o seu negócio, entre eles, podemos destacar a eliminação de tarefas desnecessárias, fazendo com que você entenda o que é ou não, útil para o seu negócio. 

Também auxilia no gerenciamento de projetos, entendendo melhor o que precisa mudar, quais pontos são mais críticos ou relativamente mais tranquilos dentro da sua empresa, além de melhorar a estimativa de tempo para entregas de projetos. 

Tendo em mãos os dados sobre ele, fica muito mais fácil de compreender a média de tempo que os colaboradores costumam levar para executar determinado projeto. Ele também ajuda no aumento da produtividade, eliminando gargalos e identificando onde cada colaborador pode atuar de forma mais produtiva. 

Ele ainda reduz os custos e precifica melhor os projetos, já que você entende sobre a mão de obra gasta em cada um deles ( desconsiderando equipamentos e investimentos usados como o uso de uma dobra de chapa, por exemplo). 

Por fim, o timesheet ainda melhora o ambiente interno e faz com que cada colaborador possa executar suas tarefas da melhor maneira possível de acordo com as suas necessidades, sobre seu entendimento e aquilo que ele acredita ser ideal. 

O que achou do texto de hoje? Já conhecia o Timesheet? Conte para a gente nos comentários abaixo e não se esqueça de compartilhar com seus amigos e familiares caso tenha gostado do conteúdo, até a próxima!

Esse artigo foi escrito por Iago Lourenço, criador de conteúdo do Soluções Industriais.